Privacyverklaring

Privacyverklaring voor leden en kandidaat-leden van De Bewonersraad

Algemeen

De vereniging behartigt de belangen van de leden van De Bewonersraad. Voor het versturen van De Bewonerskrant en De Nieuwsbrief, ontkomen we er niet aan om persoonsgegevens van u te verwerken. Uw naam, adres en woonplaats gegevens ontvangen wij van uw corporatie via een beveiligde en versleutelde e-mailverbinding. De Bewonersraad beheert deze gegevens in de ledenadministratie en gebruikt deze voor het versturen van genoemde uitgaven en voor het sturen van brieven met informatie die de leden aangaan. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw gegevens omgaan. En waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin.
 

Regelgeving

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens hebben wij onder meer te maken met de volgende wet- en regelgeving:

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 25 mei 2018

  • vrijwilligersovereenkomsten.
     

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die herleidbaar zijn naar een persoon. Bijvoorbeeld de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto.

De Bewonersraad vraagt haar leden noch haar kandidaat-leden naar bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld het Burger Service Nummer (BSN), gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen.
 

Gronden voor de verwerking van persoonsgegevens

De AVG kent 6 algemene grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:

  1. toestemming van de betrokken persoon

  2. de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

  3. de gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting

  4. de gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen

  5. de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag

  6. de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.

Bij nieuwe lidmaatschappen vraagt De Bewonersraad altijd om expliciete toestemming aan personen voor het mogen verwerken van de voor het lidmaatschap relevante persoonsgegevens. Voor lopende lidmaatschappen wordt zoveel mogelijk alsnog getracht deze expliciete toestemming te verkrijgen. Voor zover dat niet, althans niet tijdig lukt, baseert De Bewonersraad de grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens toe op hetgeen is verwoord onder de nummers 2 en 6. Het lidmaatschap van De Bewonersraad is immers een overeenkomst, die door beide partijen te allen tijde kan worden opgezegd.

Verwerken van persoonsgegevens

Onder het verwerken van persoonsgegevens verstaat de wet: het verzamelen, opslaan, inzien, delen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen enzovoort; kortom, alles wat we doen met persoonsgegevens. Volgens de wet moeten we zo min mogelijk persoonsgegevens verwerken, de zogeheten: dataminimalisatie.
 

Websites van De Bewonersraad

Er zijn twee websites van De Bewonersraad waarmee u te maken kunt krijgen. Dit zijn:

1. www.debewonersraad.nl Dit is de website die u nu bezoekt. Op deze website verstrekt u aan De Bewonersraad geen persoonlijke gegevens. Wel maken wij gebruik van cookies. Deze hebben als doel om gegevens te verzamelen voor onze webstatistieken. De op personen herleidbare gegevens worden niet bewaard en niet gedeeld met derden. Via de chat bent u alleen herleidbaar als u uw gegevens daar zelf achterlaat. Dat geldt ook wanneer u via de button ‘aanvraagformulier’ een protocol of regeling aanvraagt. In die gevallen worden de door u verstrekte gegevens alleen gebruikt om de door u opgevraagde informatie toe te sturen.

2. https://www.debewonersraad.nl/MijnOmgeving is een beveiligd portaal voor bestuur en Ledenraad. Alleen bestuursleden en leden van de Ledenraad van De Bewonersraad kunnen gebruik maken van dit portaal. Met de MijnOmgeving kunnen deze leden:

- vergaderstukken inzien en downloaden;

- algemene documenten, adviezen en dergelijke inzien en downloaden.

Om toegang te krijgen tot MijnOmgeving moeten deze leden de uitnodiging tot de MijnOmgeving accepteren, die zij via een e-mailbericht vanuit De Bewonersraad ontvangen. Vervolgens ontvangt dit lid een activatiecode. Met behulp van deze inlogcode kunnen leden van het bestuur en de Ledenraad deze site bezoeken. Van deze leden wordt verwacht dat men vertrouwelijk omgaat met de inloggegevens evenals met de informatie die men op de MijnOmgeving aantreft. Zij hebben bij het aanvaarden van hun ledenraadsrol daartoe ook een overeenkomst met De Bewonersraad getekend.  
 

Privacy: een serieuze zaak

De Bewonersraad neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacy beleid. Bent u lid van De Bewonersraad? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens voor de uitvoering van uw lidmaatschap en de verzending van De Bewonerskrant en de Nieuwsbrief. Gegevens die wij van u nodig hebben zijn: uw naam, adres, woonplaats, e-mailadres. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

  • alle persoonsgegevens verwerken wij enkel voor rechten en plichten welke voorvloeien uit uw lidmaatschap van De Bewonersraad. Deze verwerking is te allen tijde gebaseerd op de AVG. Uw gegevens zijn met uw toestemming verkregen.

  • wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wij hebben  voorzorgsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder gecontroleerde toegang tot zowel de digitale als de (eventueel nog) analoge gegevens.

Bewaartermijnen gegevens

De Bewonersraad bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk, in geen geval langer dan de wettelijk toelaatbare termijn.

Functionaris Gegevensbescherming

De Bewonersraad verwelkomt (relevante) opmerkingen en commentaar op de informatie die u op onze website(s) aantreft. De algemeen directeur is belast met het interne toezicht op ons privacybeleid. Ook handelt de algemeen directeur vragen en klachten af van mensen binnen en buiten onze organisatie over de verwerking van privacygegevens.

Uw opmerkingen of vragen daarover stuurt u aan de functionaris gegevensbescherming naar:

De Bewonersraad
de algemeen directeur/ gegevensbescherming
Fonteinland 11
8913 CZ  Leeuwarden

 

Ik word lid van De Bewonersraad

Als u lid wordt van De Bewonersraad, welke persoonsgegevens hebben wij dan normaliter van u nodig?

  • uw naam, huidig adres (straat, huisnummer, postcode en woonplaats), telefoonnummer en e-mailadres

Alleen in enkele situaties waarin De Bewonersraad de incasso van de contributie zelf verzorgt of waarin leden een verhuizing buiten het woningbezit van hun corporatie eerst achteraf doorgeven en recht op terugstorting kennen van teveel afgedragen contributie zullen wij ook naar uw bankrekeningnummer gevraagd worden. Op het moment dat de incasso (weer) gaat verlopen via de corporatie, dan wel de terugstorting is geplaatst zullen gegevens betreffende een bankrekeningnummer worden vernietigd.
 

Beveiligingscamera’s en elektronische toegangsregistratie

Voor de beveiliging van het gebouw de eigenaar van ons kantoorgebouw gebruik van beveiligingscamera’s en elektronische toegangsregistratie.

  • deze camera toont alleen 'live'-beelden, er vindt géén opslag van beelden plaats

  • het registratiesysteem toont enkel welke organisatie in zijn rol van huurder het alarmsysteem in-/uitschakelt. De registratie is niet te herleiden tot een persoon.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor:

  • registratie van uw lidmaatschap;

  • versturen van De Bewonerskrant, Nieuwsbrief en informatie richting de leden;

  • afhandelen van geschillen en klachten;

  • (woning)marktonderzoek;

  • onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;

  • intern beheer van de organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie);

  • het camerabeeld gebruiken we ter identificatie van degene die toegang wil tot de kantoren/medewerkers van De Bewonersraad.
     

 

Nieuwsbrief en Bewonerskrant

Bent u lid van De Bewonersraad en heeft u uw e-mailadres aan ons verstrekt? Dan ontvangt u periodiek de Nieuwsbrief en De Bewonerskrant digitaal, als u daarom verzocht heeft. Wanneer u zich afmeldt voor het digitaal ontvangen van de Nieuwsbrief en De Bewonerskrant, wordt uw e-mailadres van onze verzendlijst voor deze uitingen verwijderd.
 

Surf- en klikgedrag

We kunnen informatie verzamelen over uw bezoek aan onze websites. Bijvoorbeeld de pagina's die u bekijkt, de koppelingen (links) waarop u klikt en de andere acties die u onderneemt. Zoals het invullen van een formulier of het downloaden van een document.

Met deze informatie kunnen wij onze websites beter afstemmen op de behoeften van de bezoekers.

Daarnaast verzamelen we bepaalde standaardinformatie die uw browser verzendt naar elke website die u bezoekt. Zoals het type en de taal van de browser, de tijd van uw bezoek en het webadres van waaruit u onze website bereikte. De website van De Bewonersraad bevat geen content van derde partijen, zoals widgets, plug-ins of embedded content. Lees hier welke cookies wij gebruiken. 

Gegevens aan derden

Wij verstrekken alleen uw gegevens aan derde partijen die door ons zijn ingeschakeld voor de werkzaamheden genoemd onder ‘Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?’ Hierbij kunt u denken aan de verspreider van onze post en de drukker die uw NAW-gegevens ‘inprint’ in onze brieven of op onze enveloppen. Wij verstrekken in dat geval alleen uw contactgegevens (naam, adres, woonplaats).

Als een andere partij werk voor De Bewonersraad verricht moet deze partij zich contractueel hebben verplicht om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens.

Ledenadministratie De Bewonersraad

De Bewonersraad ontvangt uw NAW-gegevens en e-mailadres van de verhuurder. De Bewonersraad draagt zorg voor het beheer van de ledenadministratie van de leden van huurdersvereniging De Bewonersraad. Dit betekent dat wanneer u lid wordt of bent van De Bewonersraad, uw persoonsgegevens door uw verhuurder worden verwerkt. Ook geeft de verhuurder de betaling van de contributie aan ons door. Opzeggingen geven wij door aan de corporaties.

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens, die bij De Bewonersraad zijn opgeslagen, worden daarom door ons beschermd. Dit doen wij met technische en organisatorische maatregelen om verlies of misbruik door derden effectief te voorkomen. Onze medewerkers die deze persoonlijke gegevens verwerken, zijn tot geheimhouding van uw gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens controleren wij regelmatig. Wanneer nodig passen we dit aan de nieuwste stand van de techniek aan. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Daarbij worden in elk geval de wettelijke minimum bewaartermijnen in acht genomen. Zodra deze persoonsgegevens niet meer nodig zijn, vernietigen we deze. Of we bewaren ze op een zodanige manier, dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. Dit doen we alleen voor statistisch of trendonderzoek. Deze principes gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

 

Wat zijn uw rechten?

Elk lid van De Bewonersraad heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming als het gaat om de verwerking van zijn persoonsgegevens. Een verzoek tot inzage kan via e-mail, de website of een brief. Daarna krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens.
 

Geen inzage

De navolgende gegevens worden niet door De Bewonersraad aan leden overgelegd:

  • persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik

  • persoonsgegevens van derden.
     

Verzoeken tot correctie en verwijdering

Correctie van persoonsgegevens kan alleen als de gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook als de gegevens overbodig zijn voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld kunnen we deze aanpassen of verwijderen. Dat geldt natuurlijk ook wanneer de gegevens in strijd met de wet zijn verwerkt. Is het correctieverzoek terecht? Dan voeren wij de wijzigingen zo snel mogelijk door.
 

Leeuwarden, 26 mei 2018, versie 1.0.